Pengenalan
Bahagian Pentadbiran & Kewangan telah ditubuhkan pada bulan Disember tahun 2002 dengan hanya seorang sahaja Pembantu Tadbir (P/O) N17 dan segala kerja-kerja pentadbiran juga telah dibantu oleh Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) N17. Pada bulan Mei 2009 pula bahagian ini telah dianggotai oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir N27. Oleh itu, sehingga tahun 2013, bahagian ini hanya dianggotai oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir N27 dan seorang Pembantu Tadbir (P/O) N17 bagi menjalankan kerja-kerja Pentadbiran dan Kewangan. Bagi memastikan segala urusan di Bahagian ini dapat dijalankan dengan lebih baik dan lancar, Setiausaha Pejabat N27 juga telah membantu Bahagian ini. Pada tahun 2020, Bahagian ini telah dianggotai oleh seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat yang ditugaskan untuk menyelaras dan menguruskan keperluan berkaitan teknologi maklumat di PKU.
Objektif
- Menyelaras keperluan perkhidmatan staf
- Mengurus keperluan latihan staf
- Menyediakan perkhidmatan surat-menyurat dan dokumentasi
- Mengurus sumber kewangan dan perolehan
- Menyelaras keperluan teknologi maklumat Pusat Tanggungjawab.
Pentadbiran
- Pengurusan Sumber Manusia
- Mengurus hal-hal berkaitan kebajikan, perkhidmatan dan perjawatan staf
- Cuti Staf
- Latihan Staf
- Pengurusan Rekod Pentadbiran
- Pengurusan fail
- Mengurus Sistem Fail Pentadbiran dan Fail Cuti Staf
Kewangan
- Anggaran Bajet & Anggaran Belanjawan
- Membuat agihan peruntukan yang diterima dari Pejabat Bendahari
- Menyemak dan mengesahkan Laporan Prestasi Mengurus Bulanan dan penyesuaian buku vot PTJ setiap bulan
- Menguruskan permohonan tambah atau pindah peruntukan Perolehan Aset dan Inventori
- Menguruskan belanjawan tahunan PKU
- Membuat agihan peruntukan PKU
- Menguruskan permohonan tambah atau pindah peruntukan
- Pembayaran (Tuntutan Staf/Pendahuluan & Individu Luar)
- Memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari mengikut piagam pelanggan Pejabat Bendahari
- Memproses pembayaran tuntutan staf dan pihak luar, elaun dan pelbagai
- Memproses pembayaran bagi pendahuluan diri, aktiviti PKU dan pelbagai
- Menyediakan laporan pendahuluan diri, aktiviti PKU dan pelbagai
- Menyediakan segala urusan berkaitan pembayaran di PKU
- Pembayaran (Pembayaran Inbois/Bil)
- Menguruskan semua tuntutan pembayaran kepada pembekal luar
- Memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh 7 hari daripada dokumen diterima dari Penjual
- Menguruskan pembayaran elaun dan pelbagai berkaitan aktiviti di PKU
- Memastikan cek dihantar atau dipos selepas diterima dari Pejabat Bendahari
- Menyediakan laporan prestasi pembayaran sekiranya perlu
- Perolehan
- Menguruskan perolehan secara tender untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja;
- Menguruskan perolehan secara sebutharga untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja;
- Untuk nilai melebihi RM 50,000.00 bagi Bekalan dan Perkhidmatan dan
- Untuk nilai melebihi RM 100,000.00 bagi kerja
- Menguruskan perolehan kontrak pusat dan rundinga terus;
- Memajukan permohonan kelulusan barangan import daripada MITI ke Pejabat Bendahari;
- Menguruskan permohonan pendaftaran syarikat ke Pejabat Bendahari untuk direkod didalam sistem kewangan Universiti
- Terimaan Hasil
- Mengurus dan mengawal aliran tunai PKU
- Mengurus kutipan hasil PKU
- Rekod Harta & Stor
- Memantau perekodan harta dan inventori di Sistem Pengurusan harta Tetap-Hardcat
- Melakukan Pemeriksaan Harta secara berkala seluruh PKU (jika perlu)
- Menguruskan Pelupusan Harta Fizikal dan Rekod
- Menguruskan Kehilangan Harta dan Hapuskira.
- Menyedia dan mengurus keperluan Insuran Harta (jika perlu)
- Menguruskan Perolehan dan pengeluaran barang-barang di Stor PKU
- Melakukan Pengiraan Stok Tahunan di Stor PKU
Teknologi Maklumat
- Memantau keperluan teknikal dan memastikan sistem sedia ada di PKU berjalan dengan baik dan lancar.
- Mengurus dan memantau peralatan ICT di PKU.
- Memberi sokongan dan khidmat nasihat kepada kakitangan PKU dari segi penggunaan perisian dan peralatan ICT.
- Mengumpul data bagi laman web dan media sosial PKU.
-
Mengesahkan Borang Pemeriksaan Kesihatan Pelajar melalui emel rasmi PKU.